असली समस्या साइज़ लिमिट की है
ज्यादातर बार "PDF छोटी करनी है" वाली नौबत तभी आती है जब भेजने का समय आ जाए — Gmail में अटैचमेंट की लिमिट करीब 25MB है, किसी जॉब पोर्टल पर रिज्यूमे 2MB से ज्यादा नहीं होना चाहिए, किसी कॉलेज एडमिशन फॉर्म में 5MB से बड़ी फाइल नहीं चलती। यह पता तभी चलता है जब सेंड बटन काम नहीं करता — और तभी कंप्रेशन सेटिंग समझना सबसे मुश्किल लगता है।
अच्छी बात यह है कि ज्यादातर बड़ी PDF फाइलें हाई-रेजोल्यूशन स्कैन या भारी फोटो की वजह से बड़ी होती हैं, टेक्स्ट की वजह से नहीं — और यही वह चीज़ है जिसे कंप्रेसर आसानी से कम कर सकता है, अक्सर फाइल को पांचवें हिस्से जितना छोटा कर देता है, बिना स्क्रीन पर दिखने में फर्क डाले।
पहले रेजोल्यूशन, बाद में क्वालिटी
दो स्लाइडर समझने लायक हैं, बस इधर-उधर खींचने के बजाय — रेजोल्यूशन (हर पेज कितने पिक्सल में बनता है) और क्वालिटी (उन पिक्सल को कितनी सख्ती से JPEG कंप्रेस किया जाता है)। ज्यादातर डॉक्यूमेंट के लिए रेजोल्यूशन का असर ज्यादा होता है, क्योंकि यह सीधे पिक्सल की संख्या तय करता है — 2x से 1x पर लाने से क्वालिटी घटाने से पहले ही डेटा लगभग एक-चौथाई रह जाता है।
एक अच्छा तरीका: पहले रेजोल्यूशन को 1x-1.25x के आसपास लाएं, देखें कि नतीजा अपने मकसद के लिए काफी साफ दिख रहा है या नहीं (स्क्रीन पर देखने के लिए प्रिंट से कम रेजोल्यूशन चलता है), और उसके बाद ही जरूरत पड़ने पर क्वालिटी घटाएं। शुरुआत में ही बहुत कम क्वालिटी पर जाने से फाइल छोटी होने से पहले ही धब्बेदार दिखने लगती है।
जब कंप्रेशन फायदा नहीं, नुकसान करता है
अगर आपकी PDF ज्यादातर टेक्स्ट वाली है — कोई कॉन्ट्रैक्ट, निबंध, या एक्सेल एक्सपोर्ट — तो वह पहले से ही छोटी होगी, क्योंकि वेक्टर टेक्स्ट बहुत कम जगह लेता है। ऐसी फाइल को इमेज-बेस्ड कंप्रेसर से गुजारने पर टेक्स्ट एक तस्वीर में बदल जाता है, जिससे फाइल का साइज़ पहले जितना या उससे भी बड़ा हो सकता है, और साथ ही टेक्स्ट सेलेक्ट या सर्च करना भी बंद हो जाता है।
अगर बाद में उस टेक्स्ट को सर्च या कॉपी करना पड़े, तो यह बात पहले से जान लेना जरूरी है। ऐसे में PDF बनाने से पहले असली डॉक्यूमेंट में इमेज का रेजोल्यूशन कम करना बेहतर तरीका है, न कि तैयार PDF को इस तरह कंप्रेस करना।
भेजने से पहले नतीजा जरूर जांचें
कोई भी जरूरी फाइल भेजने से पहले पहले और बाद के साइज़ पर नज़र डालें और कंप्रेस की गई फाइल को खोलकर देख लें — कभी-कभी एक सेटिंग सोचने में ठीक लगती है लेकिन बारीक प्रिंट या छोटे डायग्राम वाले पेज पर ज्यादा तेज़ निकलती है। इसमें दस सेकंड लगते हैं, लेकिन गलती से खराब फाइल किसी ऐसे व्यक्ति को भेजने से बचा लेता है जिसके जवाब का आप इंतज़ार कर रहे हैं।
अगर पासवर्ड से लॉक PDF कंप्रेस नहीं हो रही, तो यह सामान्य है — पहले PDF अनलॉक टूल से पासवर्ड हटाएं, फिर अनलॉक की गई फाइल को कंप्रेस करें।