"पूरे हो चुके" फिल करने लायक फॉर्म की दिक्कत
क्लिक करके भरे जाने वाले टेक्स्ट बॉक्स, चेकबॉक्स और ड्रॉपडाउन वाला PDF फॉर्म सिर्फ एक बार काम आता है — जब उसे भरा जा रहा हो। एक बार जब कोई उसे सबमिट कर दे, प्रिंट कर दे, या वापस भेज दे, तो वही सुविधा एक खतरा बन जाती है — फील्ड्स अभी भी पूरी तरह इंटरैक्टिव रहती हैं, यानी बाद में फाइल खोलने वाला कोई भी किसी भी जवाब पर क्लिक करके उसे बदल सकता है, चाहे गलती से (कोई क्लिक चेकबॉक्स टॉगल कर दे) या जान-बूझकर। साइन किया गया रेंट एग्रीमेंट, पूरी हो चुकी एप्लीकेशन, या अप्रूव्ड एक्सपेंस फॉर्म को फाइनल मानने के बाद भी एडिटेबल नहीं रहना चाहिए।
एक और, कम नज़र आने वाली दिक्कत भी है: अलग-अलग PDF व्यूअर इंटरैक्टिव फॉर्म फील्ड्स को थोड़ा अलग तरीके से दिखाते हैं — फॉन्ट, स्पेसिंग और चेकबॉक्स की स्टाइल इस पर निर्भर करती है कि फाइल किस सॉफ्टवेयर में खुल रही है। जो फॉर्म आपके सॉफ्टवेयर में एकदम सही दिखता है, वह पाने वाले के लिए थोड़ा अलग दिख सकता है।
फ्लैटनिंग असल में क्या करती है
फ्लैटनिंग हर फील्ड की मौजूदा वैल्यू लेती है — जो भी हर टेक्स्ट बॉक्स में लिखा है, जो चेकबॉक्स टिक हैं, जो भी ड्रॉपडाउन में चुना गया है — और उसे पेज पर हमेशा के लिए स्टैटिक कंटेंट के रूप में जोड़ देती है, फिर इंटरैक्टिव फील्ड को पूरी तरह हटा देती है। जो पहले क्लिक करने लायक टेक्स्ट बॉक्स था, वह अब सीधे पेज पर बना सादा टेक्स्ट बन जाता है, बाकी कंटेंट से अलग पहचाना नहीं जा सकता।
सबसे जरूरी बात, यह सिर्फ फॉर्म फील्ड्स को छूती है। पेज का बाकी हिस्सा — कोई भी असली टेक्स्ट, इमेज, या लेआउट जो फॉर्म फील्ड्स जोड़ने से पहले वहाँ था — बिल्कुल वैसा ही रहता है, पूरी तरह सेलेक्ट और सर्च किया जा सकने लायक। फ्लैटनिंग एकदम सटीक है — सिर्फ इंटरैक्टिव लेयर बदलती है।
फ्लैटन करने से पहले एक बात जरूर चेक करें
फ्लैटनिंग फील्ड्स में जो भी अभी लिखा है, उसे लॉक कर देती है — यह चेक नहीं करती कि वह सही तरीके से भरा गया है या भरा भी गया है या नहीं। अगर आप खाली फील्ड्स वाले फॉर्म को फ्लैटन करते हैं, तो आपको एक ऐसी डॉक्यूमेंट मिलती है जिसमें जवाब वाली जगह हमेशा के लिए खाली दिखेगी, और बाद में उसमें असली जवाब जोड़ने का कोई तरीका नहीं बचता क्योंकि इंटरैक्टिव फील्ड्स गायब हो चुकी होती हैं। यह चलाने से पहले हमेशा दोबारा चेक करें कि हर फील्ड में वही वैल्यू है जो आप असल में चाहते हैं — यह एक ऐसा कदम है जिसे फ्लैटन की गई फाइल से वापस नहीं पलटा जा सकता।
अगर बाद में किसी जवाब को ठीक करने की जरा भी संभावना हो, तो अपना असली, बिना-फ्लैटन किया हुआ फॉर्म कहीं सुरक्षित रखें। एक बार फ्लैटन हो जाने के बाद, वापस जाने का मतलब है किसी पुरानी, अभी भी एडिटेबल कॉपी से दोबारा शुरू करना — किसी फील्ड को फिर से एडिटेबल बनाने का कोई तरीका नहीं है।
फ्लैटनिंग कब सही आखिरी कदम है
फॉर्म को तभी फ्लैटन करें जब वह किसी मायने में सच में "फाइनल" बनने वाला हो — सबमिट, साइन, अप्रूव या आर्काइव होने से ठीक पहले। यह फॉर्म की पूरी प्रक्रिया का असली आखिरी कदम है: भरें, जांचें, फिर फ्लैटन करें ताकि रिकॉर्ड कभी भी असल में सहमत या सबमिट किए गए से अलग न हो सके। खासकर तब जरूरी है जब फॉर्म किसी बाहरी व्यक्ति को भेजना हो, जहाँ आपका कोई कंट्रोल नहीं होता कि अगर फील्ड्स इंटरैक्टिव रहीं तो वे गलती से (या जानबूझकर) क्या बदल सकते हैं।
उस फॉर्म को फ्लैटन न करें जिसे आपको या किसी और को अभी भी एडिट करना है — जो फॉर्म अभी भी प्रोसेस में है, अभी भी रिव्यू हो रहा है, या अभी भी कई लोगों से जानकारी ले रहा है, उसे तब तक इंटरैक्टिव रहने दें जब तक सभी लोग सच में उससे पूरी तरह फारिग न हो जाएं।